21.10.2021 tarihinde tarihinde, 31635 sayılı Resmi Gazete’de, “Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” yayımlamıştır. Bu değişikliğe göre, 31.3.2005 tarihli ve 25772 sayılı Dernekler Yönetmeliği’ne yeni bir madde eklenmiş, derneklerin elektronik ortamda genel kurul ve yönetim kurulu toplantısı yapması mümkün hale gelmiştir. Yönetmeliğe eklenen 15/A maddesi, derneklerin, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabileceğini hüküm altına almıştır.

Değişikliğe göre toplantılar, Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp, onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapılabilecektir. Yine eklenen yeni maddelere göre, söz konusu sistemlere işlenecek veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenmeli ve muhafaza edilmelidir. Ancak kişisel verilen işlenmesi ve muhafazasının, dernekler bakımından teknik bir altyapı ve teknik tedbirler harcamasıyla mümkün olacağını söyleyebiliriz. Aksi halde kişisel verilerin, KVKK’ya aykırı şekilde işlenmesi veya muhafaza edilmesi, ihlale yol açabilecek ve idari para cezalarına konu olabilecektir. Dolayısıyla toplantılarını elektronik ortamda yapmak isteyen derneklerin, teknik destek ve danışmanlık alması gerekecektir.

Söz konusu Yönetmelik değişikliğine göre derneklerin fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine sahip olması gerekecektir. Ayrıca elektronik sistemlerin devamlılığı bakımından, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğinin sağlanması da önemli olacaktır.

Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyelerin, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak sisteme giriş yapmaları mümkün olacaktır.

Genel kurulun hangi yöntemle yapılacağının, Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca fiziki ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarına ilişkin usul ve esaslar, elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerli olacaktır.

Bir diğer önemli husus, dernek tüzüğünde genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılıp yapılamayacağıdır. Kanaatimizce, söz konusu Yönetmelik değişikliğiyle birlikte artık dernekler tüzük değişikliğine gitmeksizin dahi elektronik ortamda genel kurul veya yönetim kurulu toplantısı yapabilecektir. Bununla birlikte, derneklerin tüzüklerinde bu yönde bir değişikliğe gitmeleri, bir eksikliği gidermek açısından faydalı olacaktır.